在宅ワークではルール徹底が必須!社員を管理するためのルール作り

自由な働き方ができる在宅ワークですが、自由度が高いゆえに社員の管理が非常に難しいと感じる方が多いです。

「勤務態度の監視」「労働時間の管理」「在宅ワークが原因の長時間労働」など管理者側にとって在宅ワークで社員を管理するときに様々な問題があります。

今回は在宅ワークに関して


・在宅ワークで作るべきルールは?
・勤怠管理をどうするか?
・在宅ワークで社員を評価する方法が難しい理由

について解説していきます。

在宅ワークのルール作りに失敗すると、社員から不満があがる原因にもなりかねませんので、作るべきルールをしっかり把握していきましょう。

在宅ワークに設定するべきルール

在宅ワークを行うとき、社員が正しい働き方ができるようにするため以下のルールを設定する必要があります。

・在宅ワークの対象者
・勤務時間の設定
・就業規則の変更
・評価制度の設定

在宅ワークの対象者

最初に定義するべきものは「誰を在宅ワークの対象とすることか」です。

担当する業務によっては在宅ワークの働き方が難しいといったことがあります。

「どんな業務を行っている」
「決められたルールを守れる人か」
「在宅ワークを満たす環境を整えれるか」

など在宅ワークの条件を満たすのは誰なのかをしっかり決めておきましょう。

また在宅ワークの申請方法なども整備しておく必要があります。

勤務時間の管理

在宅ワークで一番困るのは、社員の勤務時間の管理についてです。

通常勤務ではタイムカードを利用している会社が多いと思いますが、各家庭にタイムカードリーダーを設置するわけにもいかないため、通常勤務とは違う勤怠管理システムを取り入れる必要があります。

勤怠管理システムを取り入れるときのポイントは以下のとおりです。

・多様な働き方に対応しているか
・使い勝手が良いか
・コストやサポート体制
・法対応の仕組み

勤怠システムの価格はもちろんのこと、外出が多い職種や時短勤務など特殊な勤務体系にも対応しているシステムかどうか。

また使いやすさも重要です。

使いにくい、遅刻や早退などのイレギュラーなことが起きた時にどう使っていいかわからないなど、わかりにくいシステムは勤怠管理システムの入力に時間が割かれてしまったら、業務時間が減ってしまうなどのデメリットを抱えてしまうため、慎重にシステムを選ぶべきです。

また、36協定など勤務に関する法改正が行われたときに、アラーム機能など法令順守できるようサポートする機能がついていると安心できます。

おすすめとしては「勤怠管理freee」です。

社員側の勤怠入力が簡単であることはもちろんですが、勤怠データを残業代、各種税金、保険料なども含めて計算してくれるため、管理側からしても非常に使いやすいです。

年に1回しかない年末調整に関しても機能が備わっており、勤怠におけるほとんどの機能がついています。

就業規則の変更

次は就業規則の変更手続きになります。

就業規則をすべて変更することは大変なため、部分的に変更するのが一般的です。

在宅ワークを導入する場合は、以下が就業規則に反映させる項目となります。

・対象者は誰か
・在宅ワークの勤務地と想定される場所(従業員の自宅など)
・在宅ワークの申請方法について
・勤怠管理方法について
・光熱費、通信費などの負担費用に関する記載

これらを就業規則に反映させ、在宅ワークに関するルールを徹底する必要があります。

評価制度の設定

在宅ワークを導入する場合、通常勤務とは違い、人を評価させる方法を定義することも重要です。

在宅ワークでは、仕事をした際の成果物が評価対象としてわかりやすくありますが、顧客からの問い合わせ対応など成果してみえにくく評価しづらいというものもあります。

在宅ワークでも人を正しく評価できなければ、評価されない不満が溜まってしまうため、在宅ワーク用の評価制度を設定する必要があります。

在宅ワークの評価がしにくい理由

部下を抱える側として人を評価しなければ、いけませんが、在宅ワークではなかなか難しいという声があります。

なぜ評価しづらいかについてみていきましょう。

直接働きぶりをみることができない

在宅ワークは各自自宅で働くことになり、直接その人の仕事ぶりをみることはできません。

在宅ワークでは業務を行ったときの成果物が一番しっかり把握できる評価点ですが、それ以外をみることは非常に難しくなっています。

評価方法として「在宅ワークと割り切って評価基準を実績に重視する」「実績に加えてWEB会議等での発言などにも注目する」など会社によって評価方法がわかれます。

評価方法は分かれても良いとは思いますが、社員に評価方法について周知し、不満がある場合は随時意見を取り入れるなどをして不満のない正しい評価方法を設定していきましょう。

在宅ワークと通常勤務の格差

業務の都合上、在宅ワーク、通常勤務の別々の働き方をする人がどうしても出てきます。

在宅ワークと通常勤務をする場合、給与面はどうするのか?

在宅ワークのほうが、評価方法により給与水準が下がってしまうのではないかなど色々な問題点があります。

在宅ワークと通常勤務で評価方法はどうしても異なるため、ふたつの働き方の違いで評価に格差がでてしまうということが懸念として挙げられます。

在宅ワークでのモチベーション低下

在宅ワークを行う人の中には、疎外感や孤独感を感じる人がいます。

また、人の監視のないところで仕事をするため、仕事へのモチベーションが低下してしまうという方も多数いるのです。

仕事のモチベーションが低下すると、当然普段の仕事ぶりより仕事効率も落ちることになります。

このような事態を防ぐため、意識的にコミュニケーションをとるようにしましょう。

WEB会議ツールを積極的に用いるなど、できれば直接顔を見て話しができるようなコミュニケーションの取り方がおすすめです。

WEB会議ツールは無料のものも多々ありますので、導入することをお勧めします。

<無料のWEB会議ツール>

Zoom
Microsoft Teams
Google meet

健康による仕事効率の低下

在宅ワークを行う人には以下の健康を阻害する要因があります。

・家にこもりっきりになるため、運動不足に陥りがち
・コミュニケーション不足の影響によるうつ病
・普段の仕事効率を発揮できないことによる長時間労働

体の健康状態は、直接仕事に影響することになります。

定期的な健康診断や、メンタルケアのための面談を適用し、社員の健康状態に常に気を配る必要があります。

まとめ

まとめるとこんな感じです。

<在宅ワークに必要なルール設定>
・在宅ワークの対象者
・勤務時間の管理
・就業規則の変更
・評価制度の設定
<社員を評価しづらい理由>
・直接働きぶりをみることができない
・在宅ワークと通常勤務の格差
・在宅ワークでのモチベーション低下
・健康による仕事効率の低下

在宅ワークを導入する場合、様々なルールを設定する必要があります。

特に社員を評価する制度を正しく設定できなければ、社員が不満を抱える原因にもなってしまいます。

在宅ワークは社員側からすると、メリットは多いですが、管理側からするとかなり面倒なことが多いです。

在宅ワークを始める際は、一番最初にルール作りをしっかり行い、社員が不満を持たない働き方ができるよう心がけていきましょう。

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