フリーランスがメールを送るときの署名の書き方と注意点

フリーランスにとって署名は「名刺代わり」となるものです。仕事をしていく上でのマナーであることを意識して署名は必ず記載することをおすすめします。

では署名を記載する際にどのような内容を記載していけばよいのでしょうか。

本記事ではフリーランスがメールを送る際の署名について

  • フリーランスが署名に記載するべき項目
  • 署名の実際の例を紹介
  • 署名を記載するうえで注意するべきこと

について解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

フリーランスの署名の書き方

フリーランスが署名に記載するべき内容としては

  • 屋号名(任意)
  • 住所(任意)
  • 名前
  • 携帯番号
  • メールアドレス
  • ブログ等のURL(任意)

となります。ではそれぞれの項目について説明していきます。

屋号名はあればで良い

屋号名に関しては開業届を提出した際に記載した「屋号名」を署名に記載しましょう。

ただし、屋号名に関してはつけていない方もいると思うので必須ではありません。

開業届に記載せずに提出したとしてもすでに屋号名なるものを考えているのであれば、その屋号名を記載しても良いです。

屋号名に関しては難解な漢字や英字を利用している方はフリガナをふっておくと親切かと思います。

住所は事業所を持っている場合のみ記載

住所に関しては、事業所を持っている方のみ記載するので問題ありません。

個人で活動している方は、事業所をかまえている方はあまりいないので、住所を記載する方はむしろ少ないほうです。

住所を記載する理由としては、クライアントが訪問してくることを想定して、訪問先の場所がわかるようにするためですので、自宅の住所を書いても意味がありません。

そもそも自宅の住所を書くのは、かなり深い関係の相手でないと知られるのは正直怖いですので書くべきではありません。

名前、携帯番号、メールアドレス

「名前」「携帯番号」「メールアドレス」に関しては必ず記載しましょう。

署名を記入する際の必須項目となります。

「名前」に関してはペンネームで活動している方もいると思いますが、「実名」で記載しましょう。

クライアントからすると、本名を使っていない方は信頼性に欠けます。実名に近いようなペンネームであれば問題ありませんが、カタカナであったり英字が入っているような名前を使うのは相手に失礼ですので、本名を記載するようにしましょう。

ブログ等のURLの記載

個人が運営しているWEBサイトやブログ、ポートフォリオサイトのURLを記載していきましょう。

URLに関しては必須ではありませんが、ブログ等のURLがあればあなたがどんな活動をしているかがわかるので、あなた自身をクライアントにアピールする意味でも記載してあったほうが有利になります。

ただし、サイトの内容によってはクライアントにマイナスのイメージを与える場合もありますので、その場合はURLを載せないほうが良いです。

マイナスイメージを与えるサイト
  • そもそもリンクが切れている
  • 記事投稿数が少ないサイト
  • 仕事とは全く関係のない趣味のサイト
  • 長時間更新されておらず情報が古いサイト

署名の実際の例

実際に署名の記載例について見ていきましょう。

一番オーソドックスな署名

一番利用されている署名の例です。

基本的に署名はシンプルなほうが良いです。下手に凝りすぎて派手な署名を作ったとしても相手に不快な印象を与える場合があるので署名を作る際は「-」で囲っているテンプレートを利用すると良いでしょう。

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フリーランス株式会社
山田 太郎
TEL:999-9999-9999
MAIL:xxxx@xxx.xxx
URL:https://xxx.xxx/xxx
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山田 太郎
TEL:999-9999-9999
MAIL:xxxx@xxx.xxx
URL:https://xxx.xxx/xxx
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自分のアピールしたい内容を記載するのもアリ

署名欄に過去の実績をアピールできる内容を記載していくのも良いでしょう。

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署名を書くときの注意点

フリーランスが署名を作成するうえで注意するべき項目をまとめましたので、参考にしてみてください。

かわいく見える署名テンプレートはあまり利用しないほうが良い

女性が利用するのであればまだ許容できますが、あまり派手なテンプレートを使用するのは控えたほうが良いです。

かわいく見えるのは自分だけで、相手にはあまり良い印象を抱かない場合もありますので、下手なテンプレートは使用しないことをおすすめします。

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フリーランス株式会社
山田 太郎
TEL:999-9999-9999
MAIL:xxxx@xxx.xxx
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山田 太郎
TEL:999-9999-9999
MAIL:xxxx@xxx.xxx
URL:https://xxx.xxx/xxx
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住所を書く際の注意点

署名に住所を記載する際は、事業所の住所を記載するというお話を前述でしましたが、事業所の住所であっても記載はしないほうが良いでしょう。

今の世の中SNSなど拡散力が高いものが多く、情報が漏洩しやすい時代ですので防犯意識を高めていく必要があります。中には自宅が事業所という方も中にはいますので、そういった方は特に注意が必要です。

フリーランスは様々なクライアントと関わることが多く、その中でも取引期間が短く、関係性の薄いクライアント等もいます。

悪質なクライアントも潜んでおり、トラブルに巻き込まれる原因にもなりますので、住所を書くことは辞めておいた方が良いです。

どうしても住所を知らせないといけない場合は、信頼できる関係性が保てた後に、署名欄に記載せずとも別途連絡すれば問題ありません。

署名の情報は常に最新にする

署名に記載してある内容は常に最新であることを意識して更新していきましょう。

特に携帯電話やメールアドレスに関しては更新することも多いですので、変わった際は変更した旨のメール内容を相手先に送り、署名欄についても文字の色等を変えて強調してあると親切です。

株式会社 営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。△△です。

携帯の電話番号が変わりましたので、ご報告させていただきます。

変更前:999-9999-9999
変更後:000-0000-0000

お手数ですが、お手元の携帯の電話番号の控えを訂正して頂けますようお願いいたします。

以上です。よろしくお願いいたします。
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フリーランス株式会社
山田 太郎
TEL:000-0000-0000 ← (〇〇月〇〇日から携帯番号が変更になりました)
MAIL:xxxx@xxx.xxx
URL:https://xxx.xxx/xxx
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過去の取引先にも内容が変更になった際に連絡するべきか?

過去の取引際で現在仕事をしなくなった相手でも連絡はしておくべきです。

疎遠になった方も受け取った際に「丁寧な方だな」と思うことはあっても「鬱陶しい」とは絶対に思わないはずです。

また受け取った側としては「ああ、あの仕事を一緒にした方だ」と思い出してもらう機会にもなり、そこから仕事に発展することもあります。

フリーランスは人脈は宝です。疎遠になった方とまだ連絡を取り合うキッカケにもなりますので、ぜひ送ってみてください。

最後に

フリーランスにとって署名は「名刺代わり」になるものです。会社に所属していないフリーランスであっても仕事をする上でのマナーとして署名は必ず記載していきましょう。

署名のデザインに関してはなるべくシンプルであるものを作成し、相手に不快感を与える派手なものは避けたほうが無難かと思います。

また記載内容についてもなるべく住所などの記載は避けるようにしましょう。ただし、最低限連絡が取れる情報(携帯電話、メールアドレス)については載せておいた方が良いです。

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